Erstgespräch

Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Vincent Reinert
Reinert Digital Solutions
Münsterstraße 275
40470 Düsseldorf
E-Mail: contact@reinert-digital.de

Diese Erklärung gilt für onyx.reinert-digital.de, das Kundenportal, die Terminbuchung und die Videokonferenzen unter video.onyx.reinert-digital.de. Die Website reinert-digital.de hat eine eigene Datenschutzerklärung.

2. Hosting und Infrastruktur

  • 24fire GmbH, Schwetzingen (Deutschland) – gemieteter Server in einem deutschen Rechenzentrum. Darauf laufen Anwendung, Datenbank, Dateiablage und die Videokonferenzen.
  • Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen (Deutschland) – Speicherplatz für die täglichen Sicherungskopien. Die Sicherungen werden vor der Übertragung auf unserem Server verschlüsselt; Hetzner hat keinen Zugriff auf die Inhalte.
  • Cloudflare, Inc. (USA) – vorgeschalteter Dienst für onyx.reinert-digital.de: DNS, Schutz vor Angriffen, Auslieferung. Cloudflare verarbeitet dabei Ihre IP-Adresse und die übertragenen Daten. Grundlage der Übermittlung in die USA ist das EU-US Data Privacy Framework; ergänzend gelten EU-Standardvertragsklauseln. Kundenportal und Videokonferenzen laufen nicht über Cloudflare.

Mit allen drei Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

3. Server-Protokolle

Bei jedem Aufruf speichert der Webserver: IP-Adresse (vollständig), Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer und Browserkennung. Zweck ist der sichere Betrieb: Fehlersuche und die Abwehr von Angriffen. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Protokolle werden täglich gewechselt und nach 14 Tagen gelöscht. Die Anwendungsprotokolle der Server-Dienste sind in der Größe begrenzt und werden laufend überschrieben. Wiederholte Angriffsversuche von einer IP-Adresse können zu einer zeitweisen Sperre dieser Adresse führen.

4. Kontaktformular

Über das Kontaktformular erheben wir Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und Ihre Nachricht. Wir verwenden die Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anfragen vor einem Vertrag), sonst unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ihre Zustimmung zur Verarbeitung speichern wir mit Zeitpunkt als Nachweis.

Aus der Anfrage entsteht ein Eintrag in unserem Kundenverwaltungssystem (siehe Punkt 7). Die Formular-Einsendung selbst wird nach 12 Monaten automatisch gelöscht.

5. Terminbuchung und Videokonferenzen

Bei einer Terminbuchung erheben wir Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Anmerkungen und gegebenenfalls Name und E-Mail-Adresse weiterer Gäste. Daraus entsteht ein Kontakt in unserem Kundenverwaltungssystem. Sie erhalten eine Bestätigung und Erinnerungen per E-Mail. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Vorführungen für das Produkt Alltagora werden auf alltagora.de gebucht und per Schnittstelle an uns übergeben; diese Buchungsdaten löschen wir 12 Monate nach dem Termin.

Videokonferenzen laufen über eine selbst betriebene Jitsi-Installation auf unserem Server. Bild und Ton werden nicht aufgezeichnet. Verarbeitet werden Verbindungsdaten und der von Ihnen eingegebene Anzeigename. Die Übertragung ist transportverschlüsselt, aber nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt.

6. Kundenportal und Nutzerkonto

Für ein Konto erheben wir Name, E-Mail-Adresse und ein selbstgewähltes Passwort. Passwörter speichern wir nur als Argon2id-Hash. Im Portal verarbeiten wir die Daten Ihrer Projekte, Dokumente, Rechnungen und Support-Anfragen. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Ihre Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen speichern wir mit Zeitpunkt und Version als Nachweis.

7. Daten von Kunden, Interessenten und Ansprechpartnern

In unserem Kundenverwaltungssystem speichern wir Kontaktdaten (Name, Firma, Position, E-Mail, Telefon, Anschrift), den Verlauf der Zusammenarbeit (Notizen, Termine, E-Mails, Angebote, Aufträge, Rechnungen) und die Herkunft des Kontakts. Die Daten stammen von Ihnen selbst (Formular, Buchung, E-Mail, Gespräch), von Ihrem Arbeitgeber oder aus öffentlichen Quellen wie Ihrer Firmenwebsite (Art. 14 DSGVO).

Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit ein Vertrag besteht oder angebahnt wird, sonst unser berechtigtes Interesse an der Pflege von Geschäftsbeziehungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dem jederzeit widersprechen.

8. Elektronische Unterschriften

Unterschreiben Sie ein Dokument im Kundenportal, speichern wir als Nachweis Name, Zeitpunkt, IP-Adresse, Browserkennung, Unterschriftsbild und Prüfsummen des Dokuments. Sie erhalten eine Kopie per E-Mail. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO sowie unser berechtigtes Interesse an der Beweisbarkeit (lit. f).

9. E-Mail-Versand und Erfolgsmessung

Systemnachrichten (Buchungsbestätigungen, Erinnerungen, Passwort-Reset, Ticket-Benachrichtigungen, Rechnungen) und Kampagnen versenden wir über den Mailserver unseres E-Mail-Anbieters ALL-INKL.COM in Deutschland (siehe Punkt 11). Systemnachrichten enthalten keine Öffnungs- oder Klickmessung.

Newsletter und Kampagnen erhalten Sie, wenn Sie eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), oder als Bestandskunde zu ähnlichen eigenen Leistungen (§ 7 Abs. 3 UWG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Öffnungen (Zählpixel) und Klicks messen wir nur bei Empfängern mit Einwilligung. Jede Kampagne enthält einen Abmeldelink. Nach der Abmeldung senden und messen wir nichts mehr. Die Messwerte je Empfänger löschen wir nach 12 Monaten.

Bei geschäftlicher Korrespondenz aus unserem Kundenverwaltungssystem messen wir Öffnungen und Klicks auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Nachverfolgung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Widersprechen Sie per E-Mail an contact@reinert-digital.de, schalten wir die Messung für Ihre Adresse ab.

10. KI-Funktionen

Unser System enthält Assistenzfunktionen (Texterkennung in Dokumenten und Visitenkarten, Bewertung von Anfragen, Assistent für Mitarbeiter). Anfragen, die personenbezogene Daten enthalten, verarbeitet ausschließlich ein Sprachmodell auf unserem eigenen Server. Diese Daten verlassen den Server nicht und werden nicht zum Training verwendet.

Nur Anfragen ohne personenbezogene Daten können an Anthropic (USA) übermittelt werden. Sucht der Assistent im Internet, geht der Suchbegriff an DuckDuckGo. Es gibt keine automatisierten Entscheidungen nach Art. 22 DSGVO: Bewertungen sind Hinweise für Mitarbeiter, entschieden wird von Menschen.

11. Weitere Empfänger

  • ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich (Deutschland) – E-Mail-Postfach und Versand aller E-Mails aus unserem System.
  • Haufe-Lexware GmbH & Co. KG / Lexoffice (Deutschland) – Rechnungen und Buchhaltung.
  • Push-Dienste der Browserhersteller (z. B. Google, Mozilla, Apple, Microsoft) – Zustellung von Web-Push-Benachrichtigungen im Portal, wenn Sie diese einschalten. Wir speichern nur das technische Abonnement; Sie können es jederzeit im Browser widerrufen.
  • OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich) – Adressvorschläge beim Erfassen von Anschriften durch unsere Mitarbeiter. Dabei gehen die eingegebene Adresse und die IP-Adresse des Mitarbeiters an den Dienst Nominatim. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

12. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden nur technisch notwendige Cookies und Browserspeicher (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Es gibt keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies.

  • refreshToken, portalRefreshToken – Anmeldung, 7 Tage, nicht per Skript lesbar.
  • portalAccessToken – Zugangstoken des Kundenportals, nur für die kurze Gültigkeit des Tokens, nicht per Skript lesbar.
  • XSRF-TOKEN – Schutz vor gefälschten Anfragen, 7 Tage.
  • auth-authenticated, portal-authenticated – Merker „angemeldet" für die Weiterleitung, 7 Tage.
  • auth-storage, portal-auth-storage (Browserspeicher) – Benutzerdaten der Sitzung; bei Mitarbeitern auch das kurzlebige Zugangstoken. Wird beim Abmelden gelöscht.
  • theme-preference (Browserspeicher) – helle oder dunkle Darstellung.
  • Weitere onyx-*-Einträge (Browserspeicher, nur Mitarbeiter) – Ansichten, Filter, Favoriten, letzte Suchen.

13. Speicherfristen

Wir speichern Daten nur so lange, wie es der Zweck erfordert. Daten mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht (Handels- und Steuerrecht, 6 bzw. 10 Jahre) sperren wir bis zum Fristende, statt sie zu löschen.

  • Server-Protokolle: 14 Tage.
  • Kontaktformular-Einsendungen: 12 Monate.
  • Messwerte von Kampagnen je Empfänger: 12 Monate nach Versand.
  • Alltagora-Vorführungsbuchungen: 12 Monate nach dem Termin.
  • Kontakte und Interessenten: nach Löschung werden sie 90 Tage später anonymisiert.
  • Zugriffs- und Änderungsprotokolle: 12 Monate; IP-Adresse und Browserkennung darin nach 90 Tagen entfernt.
  • Abgelaufene oder widerrufene Anmeldungen: 30 Tage.
  • Datenexporte für Sie: 7 Tage nach Erstellung.
  • Unterschriftsnachweise: für die Dauer der Aufbewahrungsfristen, auch bei einem Löschantrag (Art. 17 Abs. 3 lit. b und e DSGVO). Nicht unterzeichnete Anfragen werden bei einem Löschantrag anonymisiert.
  • Nutzerkonto und Vertragsdaten: für die Dauer des Vertrags, danach bis zum Ende der gesetzlichen Fristen.
  • Sicherungskopien: 30 Tage.

14. Datensicherheit

  • Verschlüsselte Übertragung mit TLS 1.2 oder 1.3.
  • Passwörter als Argon2id-Hash; gespeicherte Zugangsdaten (z. B. Passwort-Tresor, E-Mail-Zugänge) und Schlüssel der Zwei-Faktor-Anmeldung mit AES-256-GCM verschlüsselt; Wiederherstellungscodes nur als Hash.
  • Zwei-Faktor-Anmeldung (TOTP) für Mitarbeiterkonten verfügbar.
  • Rollen und Rechte: Kunden sehen nur ihre eigenen Vorgänge.
  • Begrenzung von Anmeldeversuchen und Anfragen, Sperre auffälliger IP-Adressen.
  • Verschlüsselte Sicherungskopien an einem zweiten Standort.

15. Ihre Rechte

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation jederzeit widersprechen. Der Verwendung für Werbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Kunden mit Portalzugang können unter Mein Profil → Datenschutz selbst einen Export anfordern und die Löschung beantragen. Alle anderen Anliegen per E-Mail an contact@reinert-digital.de.

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für uns ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
https://www.ldi.nrw.de